Senior Automation Specialist (Zapier / Make) – AI Workflows (Spanish-speaking candidates welcome)

JOB DESCRIPTION (ENGLISH) IMPORTANT: This is NOT a website redesign project. I run a U.S.-based commercial lending and real estate advisory firm. Our website is hosted on GoDaddy, and we already use Google Forms, Google Sheets, and PandaDoc as our core operational tools. We are looking for a senior automation specialist to professionalize, document, and scale existing workflows using automation and AI. Scope of Work • Client intake via Google Forms • Data structuring and validation in Google Sheets • Use of AI (OpenAI) to: • generate deal summaries • identify risks / red flags • define next steps • Professional email automation (formal, compliance-oriented tone) • Auto-population of PandaDoc templates • Clear, robust, and well-documented workflows • Preference for Make (Integromat) or Zapier Ideal Profile • True senior-level experience (not junior) • Strong process-thinking mindset (not tool-only) • Experience documenting workflows • Ability to anticipate edge cases • Clear and structured communication This project is NOT a fit if • You mainly propose chatbots as the solution • You focus on web development or design • You lack real-world automation experience Please include in your proposal 1. Examples of similar automation projects 2. Tools you recommend (Zapier vs Make) and why 3. Estimated hours 4. Your hourly rate We are looking for a long-term working relationship, not a quick or improvised solution. ⸻ DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO (ESPAÑOL) IMPORTANTE: no buscamos rediseño web. Dirijo una firma de asesoría en financiamiento comercial y bienes raíces en EE. UU. Nuestro sitio web está en GoDaddy y ya utilizamos Google Forms, Google Sheets y PandaDoc como base operativa. Buscamos un especialista senior en automatización y workflows, con uso práctico de AI, para profesionalizar, documentar y escalar procesos existentes. Alcance del Proyecto • Intake de clientes vía Google Forms • Estructuración y validación de datos en Google Sheets • Uso de AI (OpenAI) para: • generar resúmenes de operaciones • detectar riesgos / red flags • definir próximos pasos • Automatización de correos profesionales (tono formal y orientado a cumplimiento) • Auto-llenado de plantillas en PandaDoc • Flujos claros, robustos y bien documentados • Preferencia por Make (Integromat) o Zapier Perfil que Buscamos • Senior real (no junior) • Pensamiento de procesos, no solo herramientas • Experiencia documentando workflows • Capacidad de anticipar errores y edge cases • Comunicación clara y estructurada No es un buen encaje si • Propones chatbots como solución principal • Enfocas el trabajo en desarrollo web o diseño • No tienes experiencia real en automatización Por favor incluye en tu propuesta 1. Ejemplos concretos de automatizaciones similares 2. Herramientas que recomiendas (Zapier vs Make) y por qué 3. Estimación de horas 4. Tu tarifa por hora Buscamos una relación de largo plazo, no una solución improvisada. Apply tot his job Apply To this Job