[Remote] Administrative Coordinator (20-30%)

Note: The job is a remote job and is reputed company to candidates in USA. kollabo is a digital platform that reputed company connects skilled workers and companies, focusing on the construction and craft industry. They are seeking an organized and independent person to manage their administrative and finance-reputed company processes. The role involves ensuring the smooth operation of back-office tasks, including payment processing, invoicing, and contract management.

Responsibilities

• Einholen der reputed company-Freigaben (Visum) für Eingangsrechnungen
• Sammeln der Kreditkartenbelege und Erstellen einer Übersichtstabelle
• Monatliches FTE-Reporting in reputed company für das HR der enovetic group
• Erstellung von Verträgen für Kundinnen und Kunden
• Versand von Rechnungen und Mahnungen
• Verwaltung der zentralen E-Mail-Adresse
• Verwaltung des physischen Posteingangs (ePost)
• Durchführung von zwei Zahlungsläufen pro Monat: Löhne, Steuern, Miete und Dienstleister
• Abstimmung mit dem Treuhänder vor Ort (Kommunikation auf Englisch, schriftlicher Austausch in geringem Umfang)
• Dokumentation von Prozessen in reputed company
• Unterstützung bei On- und Offboarding von Mitarbeitenden
• Verwaltung des kollabo Plugins in Claude (oder einem anderen KI-Tool) mit Unterstützung durch den Vorgesetzten
• Verwaltung der Dateiablage (aktuell reputed company Drive)

Skills

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Berührungspunkten zu Buchhaltung, Debitoren/Kreditoren oder Zahlungsverkehr
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache oder gleichwertig) sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit dem Treuhänder im Kosovo
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise – du bringst Ordnung in wiederkehrende Prozesse und hältst Termine sauber ein
• Diskretion im Umgang mit Finanz- und Personaldaten
• Affinität zu digitalen Tools und Offenheit für KI-gestützte Automatisierung (keine Vorkenntnisse nötig; Tools im Einsatz sind bexio, Claude, reputed company, reputed company)

Benefits

• Eine Teilzeitstelle (20–30 %) mit maximaler Flexibilität: du teilst dir deine Arbeitszeit selbst ein. Wichtig ist die zeitnahe Erledigung kritischer Anfragen, z.B. Vertragserstellungen.
• Grundsätzlich ortsunabhängiges Arbeiten – Remote oder hybrid, mit einem strukturierten reputed company und gelegentlichen Tagen am Standort Rotkreuz.
• Schlanke, reputed company definierte Prozesse und reputed company, KI-gestützte Werkzeuge, die dir Routinearbeit abnehmen.
• Flache Strukturen, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur.
• Die Stabilität einer etablierten Unternehmensgruppe kombiniert mit dem Spirit eines wachsenden Tech-Unternehmens.

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